労務管理をシステム化するメリット

労務管理をシステム化するメリット

労務管理とは労働者と使用者の間で結ばれている様々な約束事を管理することです。労働時間や休暇、福利厚生をはじめ、給与、賞与、手当といった「労働条件」にあたる施策や制度を取り扱うことが必要になってきます。

従業員の労働時間や休暇を管理して、正しくその給与に反映させる作業は重要で、精度の高い作業を求められます。また、近年は働き方が多様化し、企業のコンプライアンスに向けられる目も厳しくなってきています。それに伴い労働管理でもより複雑な管理を求められているのが実情です。

そんな中、作業負荷を大きくかかってしまうことなく効率的に管理業務を遂行するためには、労務管理業務をシステム化することが効果的です。労務管理をシステム化することでどんなメリットがあるか、具体的に見ていきましょう。

作業効率の向上と事務リスクの低減

労務管理の業務には労働時間や休日、残業時間や休日出勤などの時間を管理する勤怠管理がありますが、この業務には一度手順を決めてしまえば誰もが共通の手順に沿って進められる作業が多くあります。また、それらは毎月決まった日に決まった手順で繰り返し行われる作業でもあります。

これらの作業をシステム化することで作業効率は大きく向上します。誰がやっても同じ結果を出せるような手順化が図れるわけですから、システムに任せて自動化することも比較的容易です。

また、繰り返し行うことが必要な作業であれば、システム化することによって、作業ミスを防ぐこともできます。高い精度を求められる作業ほど、システム化することで事務リスクを減らすことが可能なのです。

働き方の多様化に対応

フレックス勤務、裁量労働制、時短勤務、シフト制勤務、テレワークなど、近年は場所や時間に囚われない働き方が求められつつあります。それに伴って労務管理に求められる内容もより複雑化しています。

これに対応するためにも、勤怠管理をシステムで行うこと、店舗などの勤務シフト管理をシステムで行うことなどは複雑化する管理業務を効率的に行うのに有効です。特に、クラウド型のシステムで勤怠を管理すれば、就業場所や就業時間帯に関わらず組織全体の情報を集約し、可視化しておくことが可能になります。

コンプライアンス対策

労務管理システムを利用すれば、たとえば36協定やコンプライアンスで定められている内容を設定しておき、スタッフの勤務状態がそれに違反する状況になりそうなときにアラームを上げて通知することができたりします。

こうして不適切な状況を察知することで、そのような状況を常態化させないように未然に手を打つことが可能になり、不適切な労務管理を労働基準監督署から指摘されたり、ブラック企業のレッテルを貼られたりするリスクを防ぐことができます。