費用をかけずに会計ソフトを導入するには

費用をかけずに会計ソフトを導入するには

専門の会計のソフトは大きく分けて2種類ある

会計を行う専門のソフトは、パソコンにインストールして使うタイプの製品版と、インターネット経由でブラウザからサイトにアクセスすることで、自社のパソコンに導入されているかのように扱えるクラウド版のソフトがあります。

製品版は、勘定科目の設定等で便利な、業種ごとのテンプレートが用意されていたり、電話でのサポートが充実していたりするメリットがあります。

しかし、ソフト自体の料金やサポート料金が多額である場合が多く、税制等の変更がある場合にも自分でソフトの更新作業をしなくてはいけません。

パソコンの扱いになれていない方は、手間がかかる可能性があります。

クラウド版は、IDやパスワードを設定し、勘定科目等の設定をするだけですぐに使え、サポートはチャットやメールで行われ、利用料金も低価格なことがメリットです。

また、スマートフォンのアプリから、経理事務作業を行うことも可能な場合があります。

更新作業も自動で行われます。

しかし、サイトにアクセスしながら経理事務を行うため、利用が集中すると反応が遅くなることも考えられることから、高速なインターネット回線に常時接続できる環境が必要となります。

小規模な会社ならクラウドがおすすめな理由

小規模な会社や個人事業主の場合は、クラウド版の会計ソフトがおすすめです。

システム利用料が月1000円程度で、コストがかからないのも大きなメリットですが、簿記の初心者でも入力しやすいのが一番の理由です。

規模の大きな法人ともなると、会計年度の期首残高の設定や勘定科目等の設定が大変ですが、小規模であれば科目の設定も少なく済みますし、ヘルプ集が充実していますので楽に操作できます。

会計ソフトによっては、動画でのヘルプが記載されていることもあります。

また、勘定科目の知識があやふやな場合には、対話式で入力できるタイプの会計ソフトもありますし、レシートをアプリで読み取らせて経費の入力ができるオプションサービスが用意されていることもありますので、利用しやすいでしょう。

希望する方には、最寄りの提携している税理士を紹介するサービスをしているところもあり、サポートも手厚くなっています。

合計残高試算表、貸借対照表や損益計算書、資金繰り表などについても、入力したデータを利用して、ワンタッチで作成できるソフトが多いです。

その場で自社の経営状態を把握したり、問題点を洗い出すこともできるでしょう。

クラウド版会計ソフトを導入する際の注意点

クラウド版会計ソフトは、サイトに接続すればすぐに使えるのがメリットですが、その反面、IDやログインパスワードがばれてしまえば、会社の情報が漏れてしまうことがあります。

パスワードの管理は厳重に行い、経理の担当者以外に分からないように注意しましょう。

また、利用するパソコンやスマートフォンには、信頼できるセキュリティソフトを導入し、常に最新の状態に保つ必要があります。

申告書の作成ができる会計ソフトの中には、法定調書を作成する機能がついているものがあります。

従業員を雇っている場合や、個人事業主相手に報酬を支払っている場合には、法定調書に記入する必要があり、その人達のマイナンバーを扱うことにもなります。

万が一、マイナンバーの情報が流出した場合には、責任問題が発生する可能性が高くなりますので、セキュリティ管理を徹底させましょう。