電子定款をスムーズに作成するための3つのステップ

電子定款をスムーズに作成するための3つのステップ

必要なソフトと機材を準備する

会社設立時に電子定款を作成するためには、いくつかの専用ソフトや端末などが必要になってきます。これらを準備するのが、最初の手順となります。

まず、用意すべきソフトには2種類あり、その一つは作成した定款をPDFファイルに変換するためのソフトです。

また、PDFファイルに電子署名を入れるためのプラグインもインストールしなくてはいけません。

このプラグインは、法務省のWEBサイトからダウンロードすることができます。

電子署名というのは、定款を作成したのが間違いなく本人であることを証明するためのものです。

従来の紙の定款では、実印を押した上で印鑑証明書とともに公証役場で認証を受ける必要がありました。

電子署名は、この実印と印鑑証明書の代わりをしていると言うことができます。

また、電子署名を入れるためには、住民基本台帳カードを取得して、自治体から電子証明書を発行してもらわなくてはいけません。

電子証明書は住民基本台帳カードの中に記録されるため、これを読み取るためのICカードリーダも揃えておく必要があります。

実際に定款を作成してPDFに変換する

次に、これから作成する、または作成しておいた定款をPDFに変換しなければなりません。

これが第二の手順となります。

書類をPDF形式に変換することはそれほど難しくありません。

PDFの作成・編集ソフトを使えば、WordファイルやExcelファイルといったファイル形式を指定するだけで、簡単にPDF形式の電子定款に変換することができます。

この時、安価なPDF変換ソフトやフリーウェアなどを使用するという方法もあります。

費用を安く抑えたいのであれば、これらのソフトを使うことも一つの手でしょう。

ただし、編集もできるPDF作成・編集ソフトであれば、プラグインを使用して電子署名も入れられるので、こちらのほうがより便利です。

また、肝心の定款の作成についてですが、定款には絶対的記載事項というものが定められていて、必ず記載しなくてはいけない事柄がいくつかあります。

また、株主を募集して会社設立をする場合には、創立総会で定款を承認してもらう必要もあります。

こういった点をミスなく行うためには、やはり専門家のアドバイスなども受けておいたほうが良いでしょう。

作成した電子定款に電子署名を入れる

最後に、作成した電子定款に電子署名をするという手順が残っています。

これさえ終われば、あとは法務省の申請用総合ソフトを使って電子定款を送信するだけとなります。

先に書いた通り、電子署名をする際には、事前に自治体の窓口で住民基本台帳カードに電子証明書を記録してもらう必要があります。

また、PDF作成・編集ソフトと法務省の電子署名用プラグインも、パソコンにインストールしておいてください。

これらを準備し終えたら、パソコンにICカードリーダを接続して、PDFの作成・編集ソフトを起動します。

あとは、電子定款のファイルを開いて、署名したい場所を指定すれば、ツールバーの署名ボタンを押すことでファイルに電子署名が追加されます。

手順1と手順2は前後するかもしれませんが、これが電子定款を作成する時の3つめのステップです。

このように、PDF形式の定款を作成するためには、多くの手間と費用がかかります。

会社設立に詳しい税理士事務所では、これらの手続きをまとめて行ってくれる所もあります。

電子定款を作る際には、こうしたサービスを利用することも候補の一つに入れてみてはいかがでしょうか。