会社設立登記に電子定款を利用するための3つの手続き

会社設立登記に電子定款を利用するための3つの手続き

まずは電子定款を作成する

電子定款の手続きで最も大事なのは、やはり実際に定款を作成することです。

電子定款は、使用できるファイルのタイプが決められていて、PDF形式で作られたファイルのみが認められています。

電子定款に記載する事柄は、通常の紙の定款と同じですが、実印の代わりに電子署名を追加する必要があります。

つまり、電子署名を付与したPDF形式の電子定款のみが、会社設立のオンライン登記に使えることになります。

PDF形式のファイルは、様々なソフトを使って作成することができます。

PDFの作成・編集をトータルに行えるソフトであれば、電子署名の追加も可能なものが多いので、これを使用するのが良いでしょう。

また、PDFファイルに電子署名をするためには、あらかじめ自治体の窓口で住民基本台帳カードに電子証明書を記録してもらう必要があります。

PDFの作成・編集ソフトと電子署名用のプラグイン、そして電子証明書とICカードリーダを揃えることで、初めて電子定款に電子署名をすることが可能になります。

申請用総合ソフトで電子定款を送信

電子定款を作成し終えたら、これを公証役場に送付して認証を受ける必要があります。

この点は、通常の会社設立の手続きと変わりません。

ただし、電子定款であればファイルをオンラインで送信することが可能になっています。

この時、電子定款を公証役場に送信するには、法務省が提供しているオンライン登記・供託用の申請用総合ソフトを使用します。

このソフトは、法務省のWEBサイトから無償でダウンロートすることができます。

申請用総合ソフトを利用するためには、まず登記・供託のオンライン申請システムのページで、申請者の情報を登録しなくてはいけません。

このWEBサイトには、ソフトのインストール方法や動作環境などが書かれた操作手引書も用意されています。

これを見ることで、具体的なオンライン申請の流れが分かります。

もちろん、申請用総合ソフトを使った電子定款の送信方法についても記載されています。

これらの準備が整ったら、会社の所在地を管轄している公証役場に電子定款を送付しましょう。

ファイルに電子署名を入れておくことも、忘れないようにしてください。

認証を受けた電子定款をオンライン登記で使用する

ファイルの送信が終わると、申請用総合ソフトの画面では、受け取った電子定款の処理状況を確認できるようになります。

事前に電話連絡をしておけば、認証手続きが終わった時点で、公証役場からはメールや電話で手続きの完了報告が来ます。

問題なく電子定款が認証されたことが分かったら、公証役場へ赴いてデータを受け取りましょう。

なお、この認証済みの電子定款の受け取りには、インターネットを利用することはできません。

実際に役場へ足を運んでデータを手渡してもらう必要があります。

その際、USBメモリなどの記録用媒体や、発起人の印鑑証明書、電子定款をプリントアウトしたものが必要になるので、それらを忘れずに持参してください。

また、公証役場へは手数料としておよそ5万円を支払わなくてはいけません。

もちろん、データの受け取りに当たっては身分証明書や印鑑も使用します。

こうして無事に認証を受けた電子定款は、会社設立のオンライン登記に利用できるようになります。

オンライン登記の際にも申請用総合ソフトを使うことになるので、パソコンにはそのままインストールしておきましょう。