マイナンバー受け取りでの注意点！

マイナンバー受け取りでの注意点！

従業員を雇用している事業者にとって、社会保険や税金などの事務処理でマイナンバーを取り扱うことは避けられません。そのためにはまず、従業員からマイナンバーを受け取ることが必要になるのですが、ここではその手続き上で注意しておきたい点についてお伝えしていきます。

会社へのマイナンバー提出は義務付けられていない？

会社の事務手続きでマイナンバーを取り扱うためには、まず従業員からマイナンバーを収集することが必要となります。特に問題もなく従業員がマイナンバーを提出してくれれば良いのですが、中には提出を拒否する従業員が出てくるかもしれません。

法律で義務付けられているのは会社が手続き書類を提出する際に、マイナンバーを記載するということだけで、従業員が会社にマイナンバーを提出するかどうかまでは言及されていません。そしてマイナンバーの提出を拒否する従業員に対して、それを理由にマイナス評価をしたり処罰を与えたりすることはできません。

マイナンバーの提出を拒否されたら？

マイナンバーの提出を拒否する人の理由は、重要な個人情報を提出して情報漏えいが発生しては困るなどといったものです。しかしその多くはマイナンバー制度についての理解、会社がどのようにマイナンバーを取り扱うかということについての理解ができていないのが原因であります。

漠然と不安を感じていることが拒否の理由ですので、まずはその漠然とした不安を取り除いてあげることが必要なのです。たとえば社内でマイナンバーの講習会を開いて、国が定めたマイナンバー制度がどういうものか、会社の事務でマイナンバーをどのような用途でどのように取り扱うのか、マイナンバーが漏えいするリスクに対してどのように備えているのか、などについて詳しく説明して納得してもらうことが大切です。

それでも理解がえられなかったら？

従業員の理解を得るために前述のような講習会などの対策をしていてもなお、提出を拒否される場合はどうすればいいでしょう。

特定個人情報保護委員会によると、法定調書の作成などに際して個人番号の提供を受けられない場合でも、安易に個人番号欄を記載せずに書類を提出することはせず、個人番号の記載が法律で義務付けられていることを伝えて提供を求めてほしいということです。

それでも提供を受けることができない場合は、従業員の理解を得るために講習会を実施したことや、拒否した従業員への説明・説得をしたことなどの経過を記録するなどしておき、単なる義務違反ではないことが証明できるようにしておきましょう。

記録がなければ単に提供を求めていないだけなのか、提供を受けたが紛失しただけなのか、区別をつけることができません。また、特定個人情報保護の観点からも、経過などの記録は必要なことであると考えておくのが良いでしょう。