知っててよかった！マイナンバーを収集するときの問題点

知っててよかった！マイナンバーを収集するときの問題点

この記事では、マイナンバーの収集に関して知っておきたい注意点についてお伝えします。

収集目的の制限

マイナンバーは重要な個人情報にあたるため、その取り扱いについては法律で詳細に定められています。マイナンバーの収集についても、法律で定められた目的以外で収集することは禁じられていますので、事業者がマイナンバーを取り扱うときには注意が必要です。

マイナンバーの収集が法律で認められているのは、社会保障および税に関する手続書類の作成事務などを行う目的の場合のみで、それ以外の目的で収集することはできません。

マイナンバーにおける「収集」とは？

では、「収集」というのはどのような行為を指すのでしょうか。

「収集」というのは、集める意思を持って自己の占有下に置くことを意味します。占有下に置くとは、要するにメモなどの形で記録を残してそれを保持するという行為です。

たとえば次のようなケースは「収集」にあたります。

・個人番号を記載したメモなどを人から受け取る
・人から聞きとった個人番号をメモする
・システムを操作して個人番号を画面に表示し、その個人番号をメモする
・パソコンに入力した個人番号をファイルに保存、またはプリントアウトする

手書きやプリントアウトだけではなく、その他音声収録や写真撮影などあらゆる手段で記録されたメモすべてが「収集」にあたるとされています。

一方、提示されたものを確認するだけでは収集にあたりません。たとえば、身分証明のために免許証や健康保険証の提示が必要なケースで、免許証番号や保険番号を書き写したりコピーを取ることがあります。

このとき、マイナンバーを提示してもらって身分を確認することは可能なのですが、マイナンバーを書き写したりコピーを取ってしまうとこれは収集ということになってしまいます。

身分証明での利用は法律で定められた目的以外の収集ということで、違法になってしまいますので注意が必要です。

マイナンバー収集目的の明示

マイナンバーを収集する目的が、法律で定められている範囲内であったとしても、収集目的はあらかじめ明示しておくことが必要です。法律で定められた範囲内での利用だから特に宣言しなくて良いということはなく、「健康保険に関する事務手続きのため」など、利用される事務手続きが限定されるように明示しておかなくてはいけません。

また、利用目的の追加・変更は可能ですが、これも追加・変更された目的での利用が開始される前にあらかじめ従業員など関係者に明示しておくことが必要です。

以上の問題点に気をつけてマイナンバーの収集に取り組みましょう。